除卻巫山還有山——法因數控2015年采購招標紀實(shí)

        “×××公司，全部參加投標報價(jià)”、“×××公司，部分參加投標報價(jià)”、 “請各位投標單位關(guān)注大屏幕，所有投標單位的一次報價(jià)都在大屏幕上”、“按照本次招投標的文件規定，沒(méi)有繳納投標保證金的×××單位，以及資質(zhì)審查不合格的×××單位將沒(méi)有投標資格”……

        4月26日—28日，法因數控孫村廠(chǎng)區第四會(huì )議室里，2015年的招投標工作正在緊張有序的進(jìn)行。39個(gè)招標項目，6962種具體物料，179家供應商參與投標，其中，參與家數最多的一個(gè)招標項目達到17家。從以上數據可知，本次招標工作，無(wú)論從招標范圍的廣泛性，還是從投標單位參與的充分性，都是前所未有的。當然，招標的效果也是可數可期的。

        決策篇：審時(shí)度勢

        2014年是轉折之年，國際上，美聯(lián)儲縮減購債到最終退出量化寬松，國內，經(jīng)濟增長(cháng)放緩，投資下滑，經(jīng)濟轉入新常態(tài)。展望2015年，可以預計經(jīng)濟的很多方面，將會(huì )延續現在的趨勢。適時(shí)調整宏觀(guān)經(jīng)濟結構、將GDP增長(cháng)目標定位7%，這些都清楚的表明，我國經(jīng)濟還是有較大的下行壓力。

        從具體行業(yè)來(lái)看：機床工具行業(yè)，2015年，中國機床工具工業(yè)協(xié)會(huì )預測，年增長(cháng)率約為8.6%，略高于全國的平均水平，但相較于2014年11.8%的增長(cháng)率，有較大降幅；建筑行業(yè)，一直就處在去庫存化的壓力中，全國鐵塔行業(yè)的產(chǎn)能過(guò)剩達40%；汽車(chē)行業(yè)，相比于2500萬(wàn)輛的年產(chǎn)量，實(shí)際銷(xiāo)量只在2100萬(wàn)輛，產(chǎn)能過(guò)剩也很明顯。再看我國工業(yè)品出廠(chǎng)價(jià)格，已經(jīng)連續36個(gè)月下降，今年一季度，工業(yè)品出廠(chǎng)價(jià)下降6個(gè)百分點(diǎn)。與此相對應，由于客戶(hù)壓價(jià)、競爭對手降價(jià)等原因，我公司產(chǎn)品價(jià)格也承受著(zhù)很大的下調壓力，直接導致利潤空間不斷壓縮。

        在如此嚴峻的大背景下，公司領(lǐng)導審時(shí)度勢，果斷決策，在做好“開(kāi)源”的同時(shí)，有效進(jìn)行“節流”，才是應對當前經(jīng)濟形勢的最快、最有效的途徑。為此，公司將招標工作提升到重要的高度，創(chuàng )新管理方式，多措并舉，開(kāi)始推進(jìn)招標工作高效進(jìn)行。

        準備篇：穩步推進(jìn)

        3月10日，公司將招標辦、采購中心整合為招標采購中心，調整為總經(jīng)辦管理，直屬總經(jīng)理主抓，此舉不但提高了效率，也為今后招標工作的開(kāi)展提供了組織保障。

        一是建組織，明確招標流程和職責分工。公司在組織機構調整的基礎上，進(jìn)一步細化，成立了招標工作組，明確由總經(jīng)理?yè)喂ぷ鹘M組長(cháng)，同時(shí)兼任招標商務(wù)組組長(cháng)，分管技術(shù)的副總經(jīng)理任招標技術(shù)組組長(cháng)。招標技術(shù)組和招標商務(wù)組分別由各事業(yè)部、技術(shù)中心、質(zhì)量、財務(wù)、綜合管理、審計、采購、法務(wù)、計劃等部門(mén)組成。同時(shí)，公司文件也對招標工作組的職責等事項都進(jìn)行了詳盡描述，如此規定，在明確相關(guān)部門(mén)（人員）職責的同時(shí)，也理順了招標工作主要步驟流程和重要節點(diǎn)，確保了招標工作的順利進(jìn)行。

        二是變形式，實(shí)行集中招標。以往招標，采用年度招標的形式，招標計劃的時(shí)間跨度一般在半年左右，加上定標時(shí)間，招標效果的顯現相對滯后，為此，公司決定本年度的招標工作采取集中招標形式，由各事業(yè)部統計報告年度招標物料，具體要求是年度用量大或采購價(jià)值高的物料，再由招標部門(mén)結合2014年的采購情況，確定招標物料的大類(lèi)和明細，并提交總經(jīng)理召集的專(zhuān)題會(huì )議進(jìn)行重點(diǎn)分析，最終確定了39類(lèi)采購物料進(jìn)行招標，相關(guān)物料采購量約為9800萬(wàn)元，占2014年總采購金額的70%以上。

        三是定規則，建立公正基礎。為保證本次招標的公正性，參照其他企業(yè)的先進(jìn)做法，明確了三項基本原則：1、提高投標保證金的額度。具體根據招標物料的金額確定，項目金額50萬(wàn)及以下的，投標保證金2萬(wàn)元；項目金額50-100萬(wàn)的，投標保證金4萬(wàn)元；項目金額100-200萬(wàn)的，投標保證金8萬(wàn)元；項目金額200萬(wàn)及以上的，投標保證金10萬(wàn)元。參加多個(gè)項目投標的供應商，按照投標保證金最高項目的標準進(jìn)行繳納。投標保證金額度的提高，可以有效過(guò)濾投標單位，保證招標的實(shí)效性。2、明確招標評標的流程。開(kāi)標時(shí)，向全體投標單位和評委進(jìn)行公開(kāi)每家投標單位的報價(jià)；評標時(shí)，向評委提供2014年相關(guān)物料的實(shí)際采購價(jià)格和采購數量，并明確評委的具體分工，各司其責。3、在公司外網(wǎng)實(shí)時(shí)公告招標的所有信息。讓投標單位及時(shí)掌握招標動(dòng)態(tài)，并接受投標單位的監督。

        四是擴范圍，保證競爭的充分性。盡可能多地充實(shí)供應商，對保證項目的招標質(zhì)量具有非常重要的意義。對此，公司通過(guò)網(wǎng)絡(luò )公布、各事業(yè)部提供等多種渠道查找相關(guān)物料供應商的聯(lián)系方式，主動(dòng)接洽，邀請其參與我公司的招標，并告之我公司的網(wǎng)址，讓他們經(jīng)常瀏覽我們的網(wǎng)站，以便及時(shí)獲取招標信息。最終，參與本次招標的供應商的數量達到179家，公開(kāi)招標信息的效果非常明顯。

        開(kāi)標篇：公開(kāi)透明

        4月24日，總經(jīng)理主持召開(kāi)專(zhuān)題會(huì )議，聽(tīng)取有關(guān)部門(mén)招標工作的準備情況，研究并排定開(kāi)標計劃和相關(guān)注意事項，會(huì )后，由招標采購中心在協(xié)同網(wǎng)上公告開(kāi)標信息，并通知所有投標單位。4月26日-28日，進(jìn)行現場(chǎng)開(kāi)標。首先，按照招投標流程規定，對沒(méi)有繳納投標保證金，以及資格不符合招標要求的供應商，取消其投標資格；其次，公開(kāi)唱標，由操作員將所有投標單位的一次報價(jià)同步投放到大屏幕上，整個(gè)過(guò)程都是在本招標項目所有投標單位現場(chǎng)監督下進(jìn)行。在公布投標報價(jià)時(shí)，公司技術(shù)、商務(wù)評標委員同步審查投標文件，必要時(shí)，并與投標單位進(jìn)行現場(chǎng)交流，投標單位如有疑問(wèn)，也可在開(kāi)標現場(chǎng)進(jìn)行當場(chǎng)說(shuō)明。初步評議后，對有意向中標供應商，要求其進(jìn)行二次報價(jià)，二次報價(jià)需要密封簽字，并在后續評議中，統一向評委開(kāi)啟公布?？傊?，整個(gè)評標過(guò)程，都是在公開(kāi)、透明的狀態(tài)下完成的。

        評標篇：嚴肅認真

        按照事先確定的評標規則，在投標產(chǎn)品滿(mǎn)足招標文件的技術(shù)質(zhì)量要求的前提下，對投標價(jià)格進(jìn)行對比，選擇價(jià)格較低的品牌供應商作為中標候選人。對于投標產(chǎn)品是否滿(mǎn)足招標文件的技術(shù)質(zhì)量要求的，暫時(shí)不予公布中標，或者將產(chǎn)品進(jìn)行試驗后，再簽訂協(xié)議。

        無(wú)論是技術(shù)評議、商務(wù)評議，還是價(jià)格比較，全部都在所有評委和審計人員的監督狀態(tài)下進(jìn)行，在大屏幕上同步顯示供大家評判，任何一位評委存在任何疑問(wèn)，均可查找投標單位的原始書(shū)面資料進(jìn)行核對。

4月26日-28日，每天19:00之后，招標評委要對當天的招標項目進(jìn)行評標，工作結束時(shí)間都要在22:30分左右，但在整個(gè)招標評標過(guò)程中，沒(méi)有一個(gè)評委中途離開(kāi)。評標過(guò)程的嚴肅、認真，不但確保了招標的公開(kāi)、公正性，也提高了工作的效率，首批中標單位的名單，在招標結束后第一天即在公司外網(wǎng)上進(jìn)行了公告。

        結果篇：可數可期

        4月29日，第1號中標公告發(fā)布，8種物料的22家單位中標。

        4月30日，第2號中標公告發(fā)布，9種物料的19家單位中標。

        5月4日，第3號中標公告發(fā)布，19種物料的38家單位中標。

        除電氣柜、電腦、包裝箱等三類(lèi)物料，公司需要重新進(jìn)行通用化、標準化，減少種類(lèi)并整理圖紙后，再組織進(jìn)行招標之外，其他36個(gè)招標項目，均是在開(kāi)標一周之內公布了中標結果，這在法因數控的招標歷史上還是第一次！

        降價(jià)效益可知。根據初步統計，本次招標全部36大類(lèi)招標物料，涉及6962種具體物料，與2014年公司ERP系統的最低價(jià)格相比，整體下降幅度在15%左右，可以預見(jiàn)，2015年下半年，公司各事業(yè)部的采購成本將會(huì )大幅下降。

        “三化”工作找到突破口。多年以來(lái)，作為技術(shù)基礎的“三化”工作一直再提，但難有突破。在本次電氣柜招標中發(fā)現，公司使用的規格型號很多，甚至到了一臺產(chǎn)品就有一個(gè)規格型號的地步，這不但給采購管理、技術(shù)管理增加了工作量，也為供應商增加了麻煩，相應的，生產(chǎn)成本和采購成本必將難以降低。在聽(tīng)取評標委員會(huì )意見(jiàn)的基礎上，總經(jīng)理果斷決策，中止電氣柜評標，由技術(shù)委員會(huì )主任牽頭，組織技術(shù)人員15天內完成通用化、標準化、規范化的整頓工作，將電氣柜的規格型號壓縮到最低限度。與此類(lèi)似，包裝箱、電腦也存在相同問(wèn)題。這些問(wèn)題的暴露，并非壞事，恰恰為技術(shù)基礎的“三化”工作找到了突破口。

        供應商管理找到方向。無(wú)須諱言，隨著(zhù)公司的發(fā)展，有些供應商（品牌）跟隨法因共同成長(cháng)，但也有個(gè)別品牌沒(méi)有轉變觀(guān)念，沒(méi)有正確分析當前的經(jīng)濟形勢，并作出適當的調整，因此失去了與法因繼續合作的機會(huì )。從內部問(wèn)題分析看，個(gè)別物料的同一種物品，最多的存在使用11家品牌，為公司的管理增加了成本，需要進(jìn)一步壓縮和調整。將來(lái)，隨著(zhù)企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展，將會(huì )進(jìn)一步合并品牌，在保證公司產(chǎn)品質(zhì)量要求的前提下，減少供應商數量，擴大單一供應商的采購用量，形成企業(yè)與供應商的戰略合作關(guān)系，最終實(shí)現共贏(yíng)。

        招標采購樹(shù)立典范。統一安排時(shí)間，集中進(jìn)行招標，有關(guān)領(lǐng)導、部門(mén)通力配合，顯著(zhù)提高了招標的效率。39大類(lèi)物料，三天之內開(kāi)標完畢，一周之內公布中標結果，并盡可能利用周末時(shí)間，減少對正常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的影響。每天進(jìn)行的招標，當天晚上就要進(jìn)行評標、定標，定標后，第一時(shí)間在公司外網(wǎng)進(jìn)行公告。招標工作安排緊湊，不僅提高了效率，也避免了外部因素的干擾，從而確保了招標過(guò)程的公開(kāi)、公正。

        問(wèn)題與反思

        宣傳力度欠火候。主要體現在個(gè)別現有的供應商沒(méi)有參加招標、參加的供應商僅對原供應的物料種類(lèi)進(jìn)行了報價(jià)、從而造成投標單位沒(méi)有對全部報價(jià)進(jìn)行響應。究其原因，招標準備時(shí)間還是略顯緊張，與投標單位的溝通還不是太充分，如果時(shí)間允許，宣傳力度進(jìn)一步加強，相信結果肯定還會(huì )更好。

        技術(shù)基礎管理亟待提升。一方面，使用的品牌過(guò)多，比如“開(kāi)關(guān)、電源、編碼器”招標項目，共計使用的品牌達到11種，另一方面，有的品牌卻多年未變，比如“電腦”招標項目，只有一個(gè)品牌，其他品牌難以替換。

        物料種類(lèi)復雜。如前所述，電氣柜、標準件等物料的種類(lèi)過(guò)多過(guò)雜，完全可以通過(guò)通用化、標準化減少種類(lèi)，這些問(wèn)題都反映出我們內部技術(shù)基礎管理還需改進(jìn)，“三化”問(wèn)題不能只停留在口號上，現在到了需要拿出切實(shí)措施解決問(wèn)題的時(shí)候了。

        后記

        招標工作基本完成，下一階段的工作重點(diǎn)就是，5月15日前，集中組織與中標單位洽談具體條款，并簽訂長(cháng)期供貨協(xié)議。協(xié)議簽訂后，未中標單位將組織退還投標保證金，公司內部更大的精力是規范調整ERP系統的價(jià)格和供應商，只有這項工作落到實(shí)處，才能實(shí)實(shí)在在的發(fā)揮出招標的最大效益。為此，公司于5月14日召開(kāi)第六次招標工作專(zhuān)題會(huì )，會(huì )議明確了具體監督管理措施：

         1、招標小組總結匯報了關(guān)于本次招標物料的長(cháng)期供貨協(xié)議簽訂情況（數據截至5月13日），已簽訂65個(gè)合同（與去年相比下降15%左右的物料價(jià)格），新的供貨協(xié)議，需要供應商提供賬號，經(jīng)供應商蓋章確認的賬號備份留存財務(wù)，便于財務(wù)給供應商辦款所用。

        2、長(cháng)期供貨協(xié)議的價(jià)格明細表需要招標小組全體成員簽字，并附在中標文件中，形成完整的招標文件存檔。

        3、經(jīng)過(guò)招標小組全體成員簽字的價(jià)格明細表備份，分別存留于各事業(yè)部、計劃管理部、財務(wù)部、總經(jīng)辦、審計部，便于今后采購和監督，真正把招標的價(jià)格落實(shí)到生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中，產(chǎn)生效益。

        4、系統中原有物料的新的供貨價(jià)格要在5月17日前全部進(jìn)入ERP系統，同時(shí)關(guān)閉老的供貨價(jià)格，關(guān)閉ERP系統調價(jià)權限。目前公司在配套的72臺產(chǎn)品，計劃暫停，計劃部本周五前將72臺產(chǎn)品明細表發(fā)到各事業(yè)部，事業(yè)部將產(chǎn)品中新增物料的明細表進(jìn)行更改，提交工藝部添加編碼，計劃部錄入ERP系統，以上工作5月20日前完成。自5月17日起，系統中原有物料新的生產(chǎn)計劃開(kāi)始新的供貨價(jià)格，72臺配套產(chǎn)品新增物料供貨價(jià)格調整在5月20日之前完成。今后ERP系統價(jià)格調整在執行中，如物料價(jià)格有明顯下降的，事業(yè)部需向公司總經(jīng)理書(shū)面申請，經(jīng)總經(jīng)理同意后可進(jìn)行價(jià)格調整。

        5、關(guān)于供應商開(kāi)發(fā)票問(wèn)題：目前財務(wù)部執行本月入庫產(chǎn)品，次月15日前開(kāi)具增值稅發(fā)票（若逾期未提供增值稅發(fā)票，對事業(yè)部進(jìn)行扣款），并交公司財務(wù)部審核、掛賬，再次月付款。新供貨協(xié)議中規定：公司在與供貨商核對清楚并確定了該結算周期的付款金額后，于雙方核對確認一個(gè)月后向供貨商支付該貨款。供貨商應在公司付款日前30日向公司開(kāi)具等額的正式17%增值稅發(fā)票提示公司付款，否則公司有權拒絕付款。

        6、關(guān)于供應商壓錢(qián)問(wèn)題：新供貨協(xié)議中規定：供貨商同意公司扣留第一批貨款的10000元人民幣作為質(zhì)量保證金，質(zhì)量保證金首先從公司的應付貨款中扣留。質(zhì)量保證金在本批產(chǎn)品驗收合格之日起18個(gè)月后支付供貨商。除質(zhì)量保證金外，供貨商再向公司支付一定數額的履約保證金，履約保證金可從供貨商繳納的投標保證金中扣留相應金額，轉化為履約保證金。

        7、目前在市場(chǎng)下行壓力大的環(huán)境下，訂單明顯減少，節流特別是物料采購工作愈顯重要，希望公司各級領(lǐng)導眾志成城，認真執行和落實(shí)招標采購工作，對執行落實(shí)不善者，公司將追究相關(guān)領(lǐng)導的責任。

        本次招標工作雖告一段落，但法因的招標工作還遠沒(méi)結束，按照總經(jīng)理的部署，將準備啟動(dòng)公司第二批，即其他物料的招標工作。

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